Gestionarea corectă a resurselor umane reprezintă un pilon fundamental în buna funcționare a oricărei companii, indiferent de dimensiune sau domeniu de activitate. Angajații sunt principalul capital al unei organizații, iar modul în care este administrată relația de muncă influențează nu doar performanța internă, ci și conformitatea legală în fața instituțiilor de control. Dintre toate documentele obligatorii din activitatea unei firme, contractul de muncă are o importanță centrală. Acest document stabilește drepturile și obligațiile părților, condițiile în care angajatul își desfășoară activitatea și elementele esențiale ale raportului de muncă. Contactează ContaExpertis pentru mai multe detalii.
Atât ANAF, cât și ITM verifică periodic modul în care contractul de muncă este întocmit, gestionat, arhivat și aplicat în practică. Cele două instituții analizează respectarea legislației, corectitudinea înregistrărilor, conformitatea documentelor și existența tuturor elementelor obligatorii prevăzute de Codul Muncii. Orice neregulă legată de contractul de muncă poate atrage amenzi semnificative, recalcularea unor contribuții sau chiar suspendarea activității în cazuri grave. Prin urmare, angajatorul are responsabilitatea de a se asigura că fiecare contract de muncă este în regulă, complet, actualizat și trasabil.
1. Ce este contractul de muncă și de ce este atât de important
Contractul de muncă reprezintă documentul oficial care confirmă raportul juridic dintre angajat și angajator. El reglementează activitatea salariatului, stabilind drepturile, obligațiile, condițiile de prestare a muncii, salariul și celelalte elemente ale raportului de muncă. Contractul de muncă trebuie să fie întocmit în formă scrisă și semnat de ambele părți înainte ca angajatul să înceapă efectiv activitatea.
Importanța contractului de muncă derivă din mai multe aspecte esențiale:
• stabilește cadrul legal al relației de muncă
• protejează atât angajatorul, cât și angajatul
• constituie principalul document verificat de ITM
• este baza calculului salariilor, contribuțiilor și impozitelor
• justifică prezența angajaților în activitate
• previne munca nedeclarată, una dintre cele mai sancționate abateri
• definește clar condițiile de desfășurare și încetare a activității
Un contract de muncă întocmit incorect sau lipsa acestuia reprezintă o încălcare majoră a legislației muncii și atrage sancțiuni severe.
2. Obligațiile angajatorului înainte de semnarea contractului de muncă
Înainte de întocmirea efectivă a unui contract de muncă, angajatorul trebuie să îndeplinească o serie de obligații legale și administrative. Aceste etape sunt verificate frecvent de inspectorii ITM, deoarece ele garantează că angajarea este realizată corect și conform legislației.
2.1. Verificarea documentelor candidatului
Angajatorul trebuie să se asigure că viitorul angajat îndeplinește toate condițiile legale pentru ocuparea postului.
Documente analizate:
• act de identitate
• documente de studii
• certificate sau avize obligatorii pentru profesii reglementate
• cazier judiciar, dacă este solicitat de legislație pentru domeniul respectiv
• fișa de aptitudini emisă de medicina muncii
Toate aceste documente sunt obligatorii pentru întocmirea ulterioară a dosarului de personal și pentru validarea contractului de muncă.
2.2. Analiza fișei postului
Angajatorul trebuie să redacteze fișa postului, document esențial asociat cu contractul de muncă. Fișa postului trebuie să conțină:
• denumirea funcției
• atribuțiile specifice
• competențe necesare
• nivelul studiilor
• responsabilități
• criterii de evaluare
Inspectorii ITM verifică dacă fișa postului există și dacă este semnată de angajat.
2.3. Examenul medical obligatoriu
Niciun contract de muncă nu poate fi încheiat fără avizul de la medicina muncii. Angajatorul este responsabil să trimită candidatul la controlul medical obligatoriu și să obțină fișa de aptitudini.
Inspectorii ITM solicită frecvent aceste documente deoarece lipsa lor face contractul de muncă nelegal.
2.4. Informarea prealabilă a angajatului
Codul Muncii prevede obligația angajatorului de a informa salariatul în scris despre:
• funcție
• locul de muncă
• salariu
• program de lucru
• durata contractului
• concediu
• perioadă de probă
• condiții de încetare
Această informare trebuie făcută înainte ca angajatul să semneze contractul de muncă.
3. Elementele obligatorii din contractul de muncă analizate de ITM
Inspectorii ITM verifică întotdeauna dacă un contract de muncă conține toate elementele obligatorii prevăzute de Codul Muncii. Un contract incomplet sau neconform poate fi considerat nul sau poate atrage sancțiuni pentru angajator.
Elementele obligatorii includ:
• datele de identificare ale părților
• durata contractului (determinată sau nedeterminată)
• locul de muncă
• funcția și atribuțiile
• salariul de bază și sporurile aplicabile
• durata timpului de lucru
• durata concediului de odihnă
• condiții de muncă
• perioada de probă
• timpul de odihnă și repaus
• alte clauze specifice
• data începerii activității
Fiecare dintre aceste elemente trebuie completat corect pentru ca contractul de muncă să fie valabil și verificabil în cadrul unui control.
4. Transmiterea contractului de muncă în Revisal
Această etapă este una dintre cele mai importante și una dintre cele mai verificate de ITM.
Angajatorul trebuie:
• să înregistreze contractul de muncă în Revisal
• să transmită datele cu cel puțin o zi înainte de începerea activității
• să actualizeze Revisal pentru orice modificare ulterioară
Exemple de modificări care necesită actualizare:
• schimbare salariu
• modificare normă
• schimbare funcție
• transfer temporar
• suspendare contract
• încetarea contractului de muncă
Neîndeplinirea acestor obligații atrage amenzi semnificative.
5. Obligațiile angajatorului după semnarea contractului de muncă
ITM verifică nu doar existența contractului de muncă, ci și modul în care angajatorul își îndeplinește obligațiile pe durata întregului raport de muncă.
5.1. Instruirea SSM și PSI
Angajatorul trebuie să facă instruirea introductiv-generală și instruirea specifică postului. Documentele necesare includ:
• fișa de instruire SSM
• fișa de instruire SU
• planurile de protecție și prevenire
Inspectorii solicită aceste fișe la orice control.
5.2. Ținerea evidenței timpului de lucru
Contractul de muncă stabilește programul de lucru, iar angajatorul trebuie să demonstreze că acesta este respectat.
Obligații privind evidența orelor:
• pontaj zilnic
• evidența orelor suplimentare
• evidența repausului săptămânal
• evidența concediilor
ITM sancționează absența pontajului sau pontaje incomplete.
5.3. Plata salariilor
Angajatorul trebuie să plătească salariul la termen și să poată demonstra:
• statul de plată
• fluturașii de salariu
• ordinele de plată
• calculul contribuțiilor
ANAF verifică aceste documente în cadrul controalelor fiscale.
6. Documentele obligatorii asociate contractului de muncă verificate de ITM și ANAF
Pe lângă contractul de muncă în sine, angajatorul este obligat să păstreze și să prezinte o serie de documente conexe care demonstrează legalitatea și corectitudinea raportului de muncă. Lipsa lor poate atrage amenzi considerabile, deoarece inspectorii consideră că aceste documente sunt indispensabile pentru validarea oricărui contract de muncă.
Documente obligatorii asociate contractului de muncă:
• fișa postului semnată
• actele adiționale la contractul de muncă
• contractul individual de muncă înregistrat în Revisal
• fișa de aptitudini de la medicina muncii
• documente privind instruirea SSM și SU
• adeverințe de vechime
• pontajele lunare
• statul de plată
• documentele de evaluare profesională
• deciziile de sancționare, avansare sau modificare a funcției
• documentele de încetare a contractului de muncă
Toate aceste documente trebuie păstrate în dosarul de personal al fiecărui angajat, în format fizic sau digital, într-un mod care să asigure integritatea și confidențialitatea informațiilor.
Inspectorii ITM verifică întotdeauna dacă aceste documente sunt complete, actualizate și semnate. ANAF, la rândul său, verifică documentele salariale pentru a determina corectitudinea contribuțiilor sociale și a impozitelor.
7. Ce verifică ITM cel mai des în contractul de muncă
Inspectoratul Teritorial de Muncă este instituția responsabilă cu verificarea modului în care angajatorii respectă legislația muncii. În timpul unui control, inspectorii analizează în principal legalitatea contractului de muncă, corectitudinea înregistrărilor și respectarea drepturilor salariaților.
Aspecte pe care ITM le verifică frecvent:
• dacă există contractul de muncă pentru fiecare angajat
• dacă angajații lucrează fără contract (muncă nedeclarată)
• dacă contractul de muncă este transmis în Revisal la timp
• dacă fișa postului este semnată și corespunde activităților
• dacă există dovada instruirii SSM și SU
• dacă programul de lucru este respectat
• dacă orele suplimentare sunt plătite sau compensate
• dacă salariul este achitat la timp și corect
• dacă există acte adiționale pentru modificările apărute în timp
• dacă există documente privind concediile de odihnă și medicale
• dacă încetarea contractului de muncă a fost făcută legal
Pentru ITM, contractul de muncă este primul și cel mai important document verificat. Orice neconcordanță între contractul de muncă și realitatea de la locul de muncă atrage sancțiuni imediate.
8. Ce verifică ANAF cel mai des în contractul de muncă
Deși ANAF nu se ocupă în mod direct de drepturile salariaților, instituția verifică partea fiscală a contractului de muncă, în special modul în care sunt calculate și plătite contribuțiile.
Aspecte verificate de ANAF:
• corectitudinea fluturașilor de salariu
• concordanța dintre contractul de muncă și statele de plată
• calculul contribuțiilor CAS, CASS și CAM
• plățile efectuate către buget
• existența documentelor justificative pentru deduceri
• pontajele în raport cu salariile plătite
• încadrarea corectă a angajaților în funcții și salarii
• acordarea deducerii personale
• modul în care sunt înregistrate diurnele și alte beneficii
• dacă există plăți ascunse sau venituri neînregistrate
ANAF compară datele din contractul de muncă, Revisal, fluturași și balanțele contabile. Orice diferență poate genera recalcularea contribuțiilor, penalități și dobânzi.
9. Modificările contractului de muncă: ce trebuie raportat și când
Pe parcursul desfășurării activității, contractul de muncă poate suferi modificări. Codul Muncii prevede că orice schimbare a elementelor esențiale trebuie formalizată printr-un act adițional.
Modificările obligatoriu raportate:
• schimbarea salariului de bază
• modificarea normei (part-time sau full-time)
• schimbarea funcției
• schimbarea locului de muncă
• modificarea programului de lucru
• modificarea duratei contractului de muncă
• acordarea sau încetarea unor sporuri
• suspendarea contractului de muncă
• prelungirea perioadei de probă
Aceste modificări trebuie făcute în două etape:
- întocmirea actului adițional semnat de angajat
- raportarea modificării în Revisal în termenele legale
Erorile frecvente:
• modificări aplicate fără acte adiționale
• modificări raportate tardiv în Revisal
• contracte de muncă cu informații diferite față de statele de plată
• lipsa semnăturilor pe actele adiționale
Inspectorii ITM aplică sancțiuni pentru fiecare abatere în parte, deoarece contractul de muncă trebuie să reflecte realitatea activității.
10. Suspendarea și încetarea contractului de muncă: obligațiile angajatorului
Suspendarea sau încetarea contractului de muncă sunt proceduri sensibile și atent verificate. Orice greșeală administrativă poate fi considerată o încălcare a legislației muncii.
10.1. Suspendarea contractului de muncă
Contractul de muncă poate fi suspendat pentru:
• concediu medical
• concediu de maternitate
• concediu fără plată
• detașare
• absențe nemotivate
• cercetare disciplinară
• întreruperea temporară a activității companiei
Obligațiile angajatorului includ:
• emiterea deciziei de suspendare
• informarea salariatului
• transmiterea suspendării în Revisal
• reluarea activității la încetarea suspendării
Contractul de muncă nu poate fi suspendat verbal sau tacit.
10.2. Încetarea contractului de muncă
Încetarea poate fi:
• prin demisie
• prin acordul părților
• prin concediere pentru motive disciplinare
• pentru motive economice
• pentru necorespundere profesională
• pentru pensionare
• prin expirarea duratei contractului de muncă
Pentru fiecare tip de încetare, angajatorul are obligații clare:
• decizie de încetare redactată corect
• proces-verbal de predare-primire a bunurilor
• pontaj final
• lichidarea drepturilor salariale
• raportarea încetării în Revisal
• eliberarea adeverinței de vechime
Inspectorii verifică dacă contractul de muncă este închis corect și la timp. Nerespectarea procedurii poate duce la amenzi sau la reintegrarea angajatului prin instanță.
11. Obligațiile angajatorului privind salarizarea: ce verifică ITM și ANAF
Salarizarea este una dintre cele mai sensibile componente ale relațiilor de muncă, iar inspectorii ITM și ANAF acordă o atenție deosebită modului în care angajatorul respectă drepturile salariale stabilite prin contractul de muncă. Orice neconcordanță între salariul specificat în contractul de muncă și salariul plătit în realitate poate atrage sancțiuni severe.
Obligații esențiale privind salarizarea:
• salariul plătit trebuie să corespundă celui prevăzut în contractul de muncă
• salariul minim brut pe economie trebuie respectat
• sporurile prevăzute în contractul de muncă trebuie acordate corect
• plata orelor suplimentare trebuie documentată și justificată
• salariile trebuie achitate până la data prevăzută în contractul de muncă
• deducerile personale trebuie calculate corect
• reținerile din salariu trebuie realizate doar în condițiile legii
• contribuțiile sociale trebuie calculate și achitate conform termenelor legale
• fluturașii de salariu trebuie eliberați angajaților lunar
Inspecția Muncii verifică în special dacă angajatorul respectă clauzele contractuale și dacă drepturile salariaților sunt protejate. ANAF, în schimb, se concentrează pe partea fiscală, analizând modul în care sunt calculate și plătite contribuțiile sociale.
Greșeli comune:
• plata salariilor sub nivelul prevăzut în contract
• plata parțială sau cu întârziere
• neplata orelor suplimentare
• neacordarea sporului de noapte sau weekend
• erori în fluturașii de salariu
• contribuții fiscale calculate incorect
Contractul de muncă trebuie să reflecte întotdeauna salariul real încasat de angajat, iar orice modificare se face doar prin act adițional.
12. Obligațiile privind sănătatea și securitatea în muncă (SSM) raportate la contractul de muncă
Un alt aspect intens verificat de ITM este modul în care angajatorul asigură condiții sigure de muncă pentru angajați. Contractul de muncă este doar punctul de plecare, iar obligațiile SSM trebuie respectate indiferent de domeniu.
Obligații SSM:
• instruirea periodică în domeniul securității și sănătății în muncă
• existența fișelor de instruire SSM semnate de angajați
• evaluarea riscurilor profesionale
• furnizarea echipamentului individual de protecție, când este necesar
• controale medicale periodice prin medicina muncii
• evidența accidentelor de muncă
• elaborarea planurilor de prevenire și protecție
Aceste elemente sunt considerate extensii ale contractului de muncă, deoarece determină condițiile în care angajatul își desfășoară activitatea. Lipsa lor reprezintă o încălcare gravă a legislației.
ITM verifică în general:
• existența fișelor SSM pentru fiecare angajat
• corelarea lor cu funcția trecută în contractul de muncă
• programarea și respectarea controalelor medicale
• instruirea la angajare, periodică și la schimbarea locului de muncă
• existența documentelor privind accidentul de muncă, dacă este cazul
Orice neconcordanță între activitatea efectivă și atribuțiile din contractul de muncă poate duce la concluzia că angajatul nu este instruit corespunzător.
13. Greșeli frecvente descoperite de ITM și ANAF în contractul de muncă
ITM și ANAF constată adesea aceleași tipuri de abateri în cadrul controalelor. Aceste greșeli, deși uneori par minore, pot genera amenzi semnificative și pot afecta funcționarea companiei.
Greșeli comune:
• contractul de muncă nu este încheiat înainte de începerea activității
• netransmiterea contractului de muncă în Revisal în termenul legal
• diferențe între salariul real și cel trecut în contractul de muncă
• fișa postului lipsă sau neactualizată
• lipsa actelor adiționale pentru modificările intervenite
• lipsa documentelor de instruire SSM
• pontaje care nu reflectă realitatea
• salarii plătite fără documente justificative
• lipsa dovezii de comunicare a deciziilor administrative
• dosare de personal incomplete
ANAF identifică suplimentar:
• contribuții sociale calculate incorect
• plăți efectuate fără respectarea prevederilor contractului de muncă
• diurne nejustificate
• beneficii salariale nedeclarate
• diferențe între Revisal și balanțe
Evitarea acestor greșeli presupune o gestionare riguroasă și actualizată a fiecărui contract de muncă și a documentelor sale conexe.
14. Exemple practice: situații reale în care contractul de muncă a făcut diferența
Pentru a înțelege mai bine rolul contractului de muncă în protejarea angajatorului și a angajatului, prezentăm câteva scenarii frecvent întâlnite în practică.
14.1. Lipsa unui contract de muncă pentru un angajat prezent la sediu
Un inspector ITM găsește o persoană care desfășoară activitate fără contract de muncă. Această situație reprezintă muncă nedeclarată. Amenda este ridicată, iar angajatorul nu are posibilitatea de a justifica colaborarea fără contractul de muncă.
14.2. Contractul de muncă are salariu minim, dar angajatul primește o sumă mai mare
ANAF verifică balanțele și observă că plățile salariale depășesc valoarea prevăzută în contractul de muncă. Rezultatul este recalcularea contribuțiilor și aplicarea penalităților.
14.3. Lipsa actelor adiționale pentru modificări interne
Un angajat trece de la part-time la full-time, dar contractul de muncă nu a fost actualizat. ITM sancționează angajatorul pentru neactualizarea documentelor și neraportarea în Revisal.
14.4. Neconcordanțe între fișa postului și activitatea reală
Fișa postului nu corespunde cu atribuțiile efective. În cazul unui accident de muncă, acest lucru poate afecta responsabilitățile angajatorului și poate duce la sancțiuni suplimentare.
14.5. Încetarea neconformă a contractului de muncă
Un angajator încetează contractul de muncă fără decizie scrisă și fără documentele aferente. Rezultatul: angajatul dă în judecată compania și câștigă reintegrarea și plata salariilor restante.
Contractul de muncă este documentul central al relației dintre angajat și angajator. El stabilește drepturile, obligațiile și responsabilitățile ambelor părți, fiind instrumentul principal pe care ITM și ANAF îl verifică în orice control. Un contract de muncă bine redactat, actualizat și susținut de documentele corespunzătoare protejează firma, previne litigiile și asigură funcționarea corectă a întregii activități.
Un angajator responsabil tratează contractul de muncă drept un pilon esențial al managementului resurselor umane. Orice neregulă, lipsă sau întârziere în actualizare poate avea consecințe administrative, financiare și juridice semnificative. Implementarea procedurilor corecte, verificarea periodică a dosarelor de personal și menținerea unei relații transparente cu angajații reprezintă cele mai bune modalități de a evita problemele.
Contactează ContaExpertis:
Iași
0766 490 019
contact@contaexpertis.ro
https://www.facebook.com/contaexpertis
Pentru a reveni pe prima pagină.
