Pregătirea unei firme pentru un control ITM reprezintă una dintre cele mai importante responsabilități ale unui angajator. Un control ITM poate apărea oricând, iar inspectorii verifică aspecte esențiale ale relațiilor de muncă, ale securității și sănătății în muncă, precum și documente obligatorii din dosarele angajaților. O firmă bine organizată poate trece cu ușurință printr-un control ITM, evitând amenzi, sancțiuni sau măsuri obligatorii de remediere. Contactează ContaExpertis pentru mai multe detalii.
Un control ITM este o procedură firească în activitatea oricărei companii, însă lipsa pregătirii poate transforma acest proces într-o sursă majoră de stres. Pentru a evita situațiile neplăcute, este important ca angajatorii să înțeleagă ce verifică inspectorii, ce documente trebuie pregătite și ce obligații trebuie îndeplinite în mod constant. Un control ITM nu este problematic pentru firmele care își respectă obligațiile legale, însă poate genera dificultăți pentru companiile care nu au procedurile sau evidențele puse la punct.
1. Control ITM – ce este și când are loc
Un control ITM este o verificare oficială realizată de Inspectoratul Teritorial de Muncă pentru a analiza modul în care angajatorii respectă legislația muncii și pe cea privind securitatea și sănătatea în muncă. Acest control ITM are rolul de a preveni abuzurile, de a proteja drepturile angajaților și de a asigura un climat de muncă sigur și conform cu reglementările în vigoare. Controlul poate fi anunțat sau neanunțat, în funcție de natura sesizării și de obiectivele instituției.
Inspectorii verifică mai multe aspecte esențiale:
• existența contractelor individuale de muncă
• evidența timpului de muncă
• dosarele de personal
• respectarea legislației salariale
• respectarea normelor SSM și PSI
• instruirea angajaților
• documentele de numire, deciziile interne și regulamentul intern
• situații privind delegarea, detașarea sau modificarea contractului de muncă
Controlul ITM poate apărea în următoarele situații:
• la sesizarea unui angajat sau fost angajat
• în urma unor verificări ANAF care indică nereguli
• în cadrul controalelor tematice la nivel național
• după un accident de muncă
• în urma unei campanii de verificare în masă
• în situațiile în care firma are activități cu risc ridicat
Un aspect important este că unele controale ITM sunt realizate fără avertizare prealabilă, tocmai pentru a evalua modul real de funcționare al firmei. De aceea, organizarea internă trebuie menținută în permanență. Un angajator care respectă obligațiile legale, păstrează o arhivă completă și are proceduri clare nu are motive de îngrijorare în fața unui control ITM. Pregătirea trebuie să fie continuă, nu doar punctuală, iar prevenția este întotdeauna mult mai eficientă decât corecțiile realizate în grabă înaintea inspecției.
2. Pregătirea documentelor obligatorii pentru un control ITM
Documentele reprezintă elementul central al oricărui control ITM. Lipsa lor poate conduce la amenzi semnificative și chiar la suspendarea activității în anumite cazuri. Inspectorii se bazează pe documente pentru a verifica dacă relațiile de muncă sunt transparente, dacă angajații sunt protejați conform legii și dacă angajatorul își îndeplinește obligațiile. De aceea, pregătirea atentă și permanentă a tuturor documentelor este esențială pentru a evita problemele în timpul unui control ITM.
2.1. Dosarele de personal trebuie să fie complete
Pentru fiecare angajat, dosarul de personal trebuie să conțină:
• copie act de identitate
• cererea de angajare
• CV-ul angajatului
• copie acte de studii
• adeverință medicală apt pentru muncă
• contractul individual de muncă semnat
• fișa postului semnată
• declarația privind funcția de bază
• actele adiționale la contract
• deciziile interne care îl privesc pe angajat
• fișele de instruire SSM și PSI
• cereri de concediu
• pontaje lunare
• documente privind medicina muncii
• adeverințe eliberate la cererea angajatului
• documente privind încetarea contractului dacă este cazul
Inspectorii ITM verifică cu atenție dosarul de personal în cadrul unui control ITM, motiv pentru care acesta trebuie actualizat constant. Orice lipsă de documente, semnături lipsă, acte incomplete sau fișe neactualizate constituie motive de sancțiuni. În multe situații, un control ITM constată că dosarul de personal nu reflectă realitatea de la locul de muncă, ceea ce indică o administrare deficitară. De aceea, revizuirea periodică a dosarelor este obligatorie.
2.2. Documentele de angajator necesare
Pe lângă dosarele angajaților, ITM verifică o serie de documente la nivel de companie, care demonstrează modul în care firma este organizată și cum respectă legislația muncii:
• Registrul electronic de evidență a salariaților (Revisal)
• Regulamentul intern
• Organigrama firmei
• Proceduri interne de SSM și PSI
• Contracte de prestări servicii pentru SSM și PSI, dacă sunt externalizate
• Dovada efectuării controlului medical periodic
• Registrul de evidență a zilierilor dacă firma folosește zilieri
• Decizii privind modificările salariale
• Decizii privind delegarea sau detașarea angajaților
• Procese-verbale de instruire și verificare a cunoștințelor SSM
• Planul anual de instruire SSM
• Registrul de accidente ușoare
• Evaluarea riscurilor la locul de muncă
Într-un control ITM, lipsa acestor documente poate duce la sancțiuni severe. De multe ori, inspectorii observă că documentele există, dar nu sunt actualizate sau nu sunt conforme cu situația reală. De exemplu, o organigramă învechită, un regulament intern neactualizat sau lipsa dovezilor de instruire sunt nereguli des întâlnite.
2.3. Evidența timpului de lucru
Inspectorii acordă o atenție deosebită pontajului și programului de lucru. Firmele trebuie să păstreze:
• pontaje semnate
• grafice de lucru pentru ture
• evidența orelor suplimentare
• cereri de recuperare
• dovada acordării repausului săptămânal
Neconcordanțele între pontaj și fluturașii de salariu sunt printre primele lucruri analizate într-un control ITM. În lipsa unei evidențe corecte a timpului de muncă, firma riscă sancțiuni pentru ore suplimentare neplătite, depășiri ale duratei maxime legale sau neacordarea repausului. O greșeală frecventă este pontajul completat formal, fără legătură cu programul real, ceea ce inspectorii pot identifica rapid în cadrul unui control ITM.
3. Verificări ITM privind contractul individual de muncă
Contractul individual de muncă reprezintă documentul fundamental în relația angajat-angajator și este analizat cu maximă atenție în cadrul unui control ITM. Inspectorii verifică nu doar existența contractului, ci și corectitudinea informațiilor, actualizarea documentelor și respectarea tuturor prevederilor legale. Pentru multe firme, neregulile legate de contractul de muncă sunt principala sursă de amenzi ITM, de aceea pregătirea acestei secțiuni este crucială.
3.1. Existența contractului semnat înainte de începerea activității
Într-un control ITM se verifică dacă:
• contractul a fost semnat de ambele părți înainte ca angajatul să înceapă activitatea
• angajatorul a transmis Revisal înainte de prima zi de lucru
• contractul conține toate elementele obligatorii prevăzute de Codul Muncii
• angajatul a primit un exemplar al contractului la semnare
• datele din contract corespund cu realitatea de la locul de muncă
Angajarea fără contract este una dintre cele mai grave abateri constatate în cadrul unui control ITM. În astfel de cazuri, inspectorii pot opri activitatea, pot aplica amenzi mari și pot dispune măsuri obligatorii de remediere. De asemenea, în situațiile în care angajații încep activitatea înainte de transmiterea Revisal, firma poate fi sancționată chiar dacă ulterior a întocmit contractul.
3.2. Verificarea actelor adiționale
Orice modificare a contractului necesită un act adițional:
• schimbarea salariului
• trecerea angajatului în alt departament
• modificarea programului de lucru
• modificarea funcției
• modificarea normei
• schimbarea locului muncii
În cadrul unui control ITM, inspectorii verifică dacă aceste acte adiționale sunt:
• întocmite înainte de data intrării în vigoare a modificării
• semnate atât de angajat, cât și de angajator
• transmise în Revisal în perioada legală
• corelate cu salariile, pontajele și fișele de post
O greșeală frecventă este lipsa actului adițional pentru creșterile salariale. Deși angajații primesc salariul mărit, lipsa documentului justificativ reprezintă abatere la control ITM.
3.3. Respectarea prevederilor contractuale
Inspectorii analizează dacă:
• angajatul primește salariul prevăzut în contract
• întârzierile salariale sunt documentate
• sporurile sunt acordate corect
• zilele de concediu sunt acordate legal
• orele suplimentare sunt compensate
• normele de muncă corespund fișei postului
• durata muncii respectă programul stabilit în contract
Orice discrepanță între documente și realitate poate genera sancțiuni în control ITM. Spre exemplu, dacă un contract prevede un program de 8 ore, dar pontajul arată constant 10 ore fără compensare, inspectorii pot aplica sancțiuni. La fel, neacordarea concediilor de odihnă sau acordarea lor fără documente justificative reprezintă abateri frecvente.
4. Pregătirea pentru un control ITM pe zona de salarizare
Salarizarea este un capitol sensibil în orice control ITM, deoarece reprezintă zona în care pot apărea cele mai multe diferențe între documente și realitatea din activitatea firmei. Inspectorii analizează în detaliu atât documentele interne, cât și modul în care angajații sunt efectiv plătiți. Orice neconcordanță între salariul stabilit în contractul de muncă, fluturașii de salariu și ordinele de plată poate atrage sancțiuni. Pentru a evita situațiile neplăcute în timpul unui control ITM, este necesară o pregătire riguroasă și o evidență clară a tuturor operațiunilor salariale.
Inspectorii verifică:
• corectitudinea fluturașilor de salariu
• dovada plății salariilor
• calculul contribuțiilor sociale și impozitului pe venit
• respectarea salariului minim brut pe țară
• acordarea sporurilor obligatorii pentru condiții speciale sau de noapte
• compensarea orelor suplimentare prin plată sau timp liber corespunzător
• acordarea concediilor medicale conform legislației
• modul de calcul al concediilor de odihnă
Firmele trebuie să păstreze documente precum:
• statele de plată lunare
• ordinele de plată către salariați și extrase bancare
• situațiile privind orele suplimentare și modul de compensare
• calculul concediilor medicale conform certificatelor depuse
• calculul concediilor de odihnă și pontajele aferente
• documente privind reținerile salariale (popriri, penalități, avansuri)
Erorile de salarizare sunt printre cele mai des întâlnite nereguli în controlul ITM. Cele mai frecvente probleme sunt:
• neacordarea sporurilor obligatorii
• neplata orelor suplimentare
• diferențe între fluturaș și pontaj
• lipsa dovezii plății salariilor
• calcul incorect al concediilor medicale
• acordarea concediilor fără documente justificative
Un control ITM pe zona de salarizare urmărește întotdeauna respectarea drepturilor angajaților. Dacă documentele sunt incomplete sau calculul salarial este greșit, firma riscă sancțiuni importante. De aceea, o verificare internă lunară și colaborarea cu un specialist în salarizare reprezintă o metodă eficientă pentru a evita problemele.
5. Verificări privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM)
SSM reprezintă o componentă obligatorie pentru orice firmă, indiferent de numărul angajaților sau de domeniul de activitate. În cadrul unui control ITM, partea de SSM este analizată cu multă atenție, deoarece are un impact direct asupra siguranței angajaților și a modului în care angajatorul își îndeplinește obligațiile legale. Lipsa documentelor SSM, neactualizarea instrucțiunilor sau neefectuarea instruirii periodice sunt unele dintre cele mai frecvente motive de sancțiuni. În situații grave, neregulile SSM pot duce chiar la suspendarea activității.
5.1. Instruirea angajaților
Într-un control ITM, inspectorii verifică dacă:
• angajații au fișe de instruire SSM semnate
• instruirea periodică este realizată corect și la termen
• instruirea introductiv-generală și cea specifică locului de muncă sunt documentate
• angajații au cunoștințe conforme cu postul lor și cu riscurile la care sunt expuși
• firma are o evidență clară a tuturor instruirilor
În practică, mulți angajatori tratează instruirea SSM ca pe o simplă formalitate, însă inspectorii pot testa efectiv cunoștințele angajaților în timpul unui control ITM. Dacă se constată că angajații nu cunosc procedurile sau riscurile, acest lucru este interpretat ca o instruire incompletă.
5.2. Evaluarea riscurilor
Fiecare firmă trebuie să aibă o evaluare a riscurilor la locul de muncă. Aceasta trebuie actualizată dacă:
• se schimbă activitatea firmei
• se modifică fluxurile de lucru
• apar echipamente noi
• se modifică structura organizatorică
• apar noi tipuri de riscuri sau accidente
Evaluatorul trebuie să fie autorizat, iar documentul trebuie să fie adaptat activității reale. Într-un control ITM, lipsa evaluării riscurilor este considerată o abatere gravă.
5.3. Planul de prevenire și protecție
Document care trebuie să includă:
• măsuri de prevenire adaptate riscurilor identificate
• responsabilitățile fiecărui angajat în domeniul SSM
• instrucțiuni specifice locului de muncă
• proceduri pentru situații de urgență
• planificarea instruirilor periodice
În cadrul unui control ITM, inspectorii verifică dacă planul este actualizat și dacă reflectă exact realitatea din firmă. Multe companii folosesc modele standardizate care nu corespund activității reale, ceea ce reprezintă o abatere.
5.4. Echipamente și condiții de muncă
Într-un control ITM inspectorii se asigură că:
• angajații au echipamente de protecție adecvate postului
• există truse medicale complete și accesibile
• sunt afișate procedurile corespunzătoare pentru situații de urgență
• locurile de muncă sunt securizate și conforme cu normele în vigoare
• există stingătoare verificate periodic
• spațiile sunt ventilate, curate și sigure
• sunt respectate normele de ergonomie și dotarea posturilor de lucru
Inspectorii verifică în mod special activitățile cu risc ridicat, dar și cele aparent simple, unde adesea lipsesc măsuri elementare de protecție.
6. Comunicarea cu inspectorii ITM în timpul controlului
Modul în care firma comunică cu inspectorii în timpul unui control ITM poate influența semnificativ desfășurarea verificării. Chiar dacă documentele sunt în ordine, o comunicare neclară, tensionată sau lipsită de cooperare poate prelungi controlul și poate ridica suspiciuni cu privire la modul de organizare al firmei. De aceea, este esențial ca angajatorul sau persoana desemnată să adopte o atitudine profesionistă, calmă și transparentă pe toată durata unui control ITM.
Înainte ca inspectorii să înceapă verificarea, este recomandat ca firma să desemneze o persoană responsabilă – de regulă administratorul, managerul HR sau un specialist în relații de muncă. Această persoană trebuie să fie familiarizată cu toate procedurile interne, să cunoască documentele și să poată răspunde rapid la întrebările inspectorilor. Într-un control ITM, inspectorii apreciază promptitudinea și claritatea, iar o comunicare bine structurată poate simplifica întregul proces.
Recomandări pentru o comunicare eficientă:
• pune la dispoziția inspectorilor documentele cerute cât mai rapid și într-o formă organizată
• oferă explicații clare, scurte și însoțite de documente justificative
• evită răspunsurile vagi sau neconfirmate documentar
• desemnează o singură persoană care comunică direct cu inspectorii, pentru a evita informațiile contradictorii
• răspunde doar la întrebările adresate, fără a oferi informații inutile
• păstrează o atitudine calmă și profesionistă, chiar dacă situația devine tensionată
Un control ITM nu este un interogatoriu, ci o procedură administrativă. Cu cât comunicarea este mai coerentă, cu atât verificarea se încheie mai rapid. Inspectorii pot solicita informații suplimentare, copii ale documentelor sau clarificări privind anumite proceduri. Este important ca firma să ofere totul în mod transparent și organizat.
În timpul unui control ITM, inspectorii pot discuta și direct cu angajații. De aceea, este recomandat ca personalul să fie informat despre procedurile interne, programul de lucru, instruirea SSM și obligațiile lor contractuale. Angajații trebuie să răspundă sincer și în concordanță cu realitatea, altfel inspectorii pot descoperi nereguli suplimentare.
Controlul ITM se desfășoară mult mai simplu când firma nu ascunde informații, nu amână prezentarea documentelor și nu creează tensiune în comunicare. O abordare deschisă este întotdeauna în avantajul angajatorului.
7. Greșeli frecvente care duc la sancțiuni în control ITM
Multe firme ajung amendate din cauza unor erori simple. Printre cele mai frecvente nereguli se numără:
• lipsa contractelor de muncă semnate înainte de începerea activității
• lipsa actelor adiționale pentru modificările apărute
• lipsa pontajului
• lipsa fișelor de instruire SSM și PSI
• lipsa regulamentului intern
• dosare de personal incomplete
• lipsa dovezilor privind plata salariilor
• nerespectarea normelor de securitate
• lipsa evaluării riscurilor
• neacordarea concediilor legale
• nedeclararea corectă a angajaților în Revisal
• neactualizarea documentelor atunci când apar modificări
Evitarea acestor greșeli este esențială pentru a trece fără probleme printr-un control ITM.
8. Cum te asiguri că firma este pregătită permanent pentru un control ITM
Pregătirea trebuie să fie continuă, nu doar înaintea unui control. Recomandări:
• verificarea periodică a dosarelor de personal
• actualizarea Revisal la timp
• realizarea instruirilor SSM și PSI la termen
• verificarea pontajului lunar
• actualizarea regulamentului intern
• audit intern privind contractele de muncă
• păstrarea tuturor documentelor într-un sistem organizat
• externalizarea serviciilor de HR și SSM dacă firma nu are personal specializat
Un control ITM poate fi depășit cu ușurință atunci când obligațiile sunt respectate în mod constant.
Un control ITM nu trebuie să fie motiv de îngrijorare pentru angajatorii care își gestionează corect documentele și obligațiile legale. Pregătirea continuă, organizarea arhivei, respectarea termenelor și instruirea angajaților sunt elementele cheie pentru o trecere fără probleme prin control. O firmă bine administrată nu doar că evită sancțiunile, ci își construiește o cultură organizațională sănătoasă și responsabilă.
Contactează ContaExpertis:
Iași
0766 490 019
contact@contaexpertis.ro
https://www.facebook.com/contaexpertis
Pentru a reveni pe prima pagină.
