e-Factura 2026 aduce o schimbare pe care mulți antreprenori din Iași au citit-o pe jumătate: termenul de transmitere a facturilor în sistemul RO e-Factura s-a relaxat, de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Vestea bună se oprește exact aici. Amenzile au rămas identice, sfera obligației s-a extins la toate relațiile comerciale, iar cea mai costisitoare greșeală apare adesea din facturile pe care firma ta le primește, nu din cele pe care le emite.
Dacă firma ta emite sau primește facturi de la alte firme românești, articolul acesta te privește direct.
Ce înseamnă, de fapt, RO e-Factura
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile emise de firmele din România ajung, în format electronic standardizat (XML), direct în platforma administrată de ANAF. Factura circulă printr-un intermediar public, care o validează, îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și abia apoi o pune la dispoziția destinatarului. Descrierea completă a fluxului tehnic se găsește în informațiile oficiale ANAF despre RO e-Factura, utile mai ales pentru firmele care își configurează pentru prima dată softul de facturare pentru transmitere automată.
Sistemul a fost introdus etapizat: B2G primul, apoi B2B din iulie 2024, apoi B2C din ianuarie 2025. e-Factura 2026 aduce ajustări de termene și de sferă, mai subtile decât o etapă nouă, dar tocmai de aceea ușor de trecut cu vederea. Pentru multe firme din Iași, exact aceste ajustări fine, nu etapele mari deja cunoscute, sunt cele care produc întârzieri și amenzi.
e-Factura 2026: termenul s-a schimbat, dar riscul rămâne
Aceasta este modificarea centrală. Până la 31 decembrie 2025, firma avea la dispoziție 5 zile calendaristice de la emiterea facturii pentru a o transmite în sistem, cu tot cu weekenduri și sărbători legale. Începând cu 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, cu o condiție suplimentară: transmiterea trebuie făcută cel târziu în 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută de Codul fiscal pentru emiterea facturii, adică a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc operațiunea.
Contextul complet al ordonanței, inclusiv celelalte modificări fiscale aplicabile din 2026, este explicat în articolul OUG nr. 89/2025 publicat de CECCAR Business Magazine.
Practic, o firmă poate câștiga timp real la transmitere, dar amână emiterea facturii doar în limita acestui termen legal de emitere, nu la nesfârșit. Diferența dintre cele două termene, cel de emitere și cel de transmitere, este exact locul unde apar cele mai multe confuzii în practică, pentru că cele două ceasuri pornesc din momente diferite și se calculează separat.
Zilele nelucrătoare ies din calcul complet. Ziua emiterii nu se numără, termenul începe din prima zi lucrătoare următoare, iar dacă a cincea zi cade într-o zi nelucrătoare, termenul se prelungește până la finalul următoarei zile lucrătoare.
Un exemplu simplu de calcul
O firmă din Iași emite o factură vineri. Sâmbăta și duminica nu se numără. Prima zi a termenului e luni, a doua marți, a treia miercuri, a patra joi, iar a cincea, vineri următoare, e ultima zi în care factura poate fi transmisă valabil.
Sub regula veche, aceeași factură ar fi trebuit transmisă până miercuri. Diferența e de două zile întregi, un câștig real de timp, folosit cel mai bine ca rezervă pentru situații neprevăzute, nu ca termen de lucru consumat integral.
Cui se aplică e-Factura 2026
Toate firmele care desfășoară activități economice în România au obligația de a transmite în sistem toate facturile emise, indiferent de relație:
- B2B (între firme) — zona cu cel mai mare risc financiar, unde se aplică amenda suplimentară de 15% din valoarea facturii.
- B2C (către persoane fizice) — obligatorie din ianuarie 2025, cu aceleași termene ca în B2B.
- B2G (către instituții publice) — cea mai veche componentă, cu cerința suplimentară a codurilor CPV din nomenclatorul achizițiilor publice.
Amenzile: relaxarea termenului nu înseamnă relaxarea sancțiunilor
Nerespectarea termenului de transmitere rămâne contravenție, sancționată diferențiat, în funcție de categoria contribuabilului:
- contribuabili mari: 5.000 – 10.000 lei
- contribuabili mijlocii: 2.500 – 5.000 lei
- celelalte persoane juridice și persoanele fizice: 1.000 – 2.500 lei
- relația B2G, obligațiile destinatarului: 500 – 1.000 lei
Peste aceste amenzi de bază, relația B2B rămâne supusă unei sancțiuni separate, fără plafon: 15% din valoarea facturii. Se aplică atât emitentului care nu transmite factura prin sistem, cât și destinatarului care primește și înregistrează o factură B2B pe alt canal. Pentru o factură de 100.000 de lei, sancțiunea înseamnă 15.000 de lei.
Greșeala care afectează firme perfect corecte
Aici apare capcana cea mai costisitoare pentru firmele din Iași care emit corect, dar tratează superficial facturile primite. Regula funcționează în ambele sensuri: o factură B2B validă circulă exclusiv prin sistemul RO e-Factura. Dacă un furnizor român trimite o factură pe email, în PDF, iar firma ta o înregistrează așa, riști aceeași amendă de 15% din valoare, chiar dacă responsabilitatea inițială aparține furnizorului.
Soluția practică e o regulă internă fermă: orice factură B2B de la un furnizor român intră în contabilitate doar după ce a circulat prin RO e-Factura. Dacă vine pe alt canal, se solicită furnizorului transmiterea corectă, iar înregistrarea urmează după aceea.
Facturi simplificate și bonuri fiscale: distincția care contează
Facturile simplificate emise potrivit Codului fiscal intră sub obligația de facturare electronică, atât în B2B, cât și în B2C. Bonurile fiscale emise conform OUG nr. 28/1999, care includ codul de identificare fiscală al beneficiarului și îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, rămân exceptate de la transmiterea în sistem.
Confuzia dintre cele două documente generează multe neconformități descoperite ulterior, la verificări. Regula practică pentru orice situație neclară: transmite. O factură transmisă în plus rămâne fără consecințe; una netransmisă atrage amendă.
Excepțiile reale, pe scurt
Puține situații ies complet din sfera obligației:
- bonurile fiscale cu CUI-ul beneficiarului, care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate;
- livrările intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul comunică un cod de TVA valabil în alt stat membru.
Facturile de storno, de avans și de corecție urmează regula generală și se transmit la fel ca orice altă factură.
Codul din 13 cifre de zero, pentru clienți fără CIF
În relația B2C, când beneficiarul nu se identifică printr-un cod fiscal, factura se poate întocmi folosind un cod format din 13 cifre de zero (0000000000000). Merită verificat dacă softul de facturare aplică automat această regulă, pentru că majoritatea programelor moderne o fac, dar nu toate implicit.
Ce poți verifica, practic, la firma ta
- Softul de facturare aplică noul termen de 5 zile lucrătoare și are transmitere automată configurată.
- Există o regulă internă scrisă privind facturile B2B primite de la furnizori români.
- Codul din 13 cifre de zero se aplică automat în B2C, când clientul nu are CIF.
- Facturile simplificate și bonurile fiscale cu CUI sunt tratate diferit, corect, în procedura internă.
- Există un responsabil desemnat pentru monitorizarea stării facturilor transmise.
e-Factura 2026: întrebări frecvente
Care e termenul de transmitere a facturilor în 2026?
5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, cu limita superioară de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită legal de emitere prevăzut de Codul fiscal. Regula se aplică identic în B2B și B2C.
Ce amendă riscă o firmă mică pentru întârziere?
Între 1.000 și 2.500 de lei, pentru persoanele juridice care nu sunt contribuabili mari sau mijlocii, și pentru persoanele fizice. În B2B se poate adăuga amenda de 15% din valoarea facturii, dacă aceasta nu a circulat deloc prin sistem.
Bonurile fiscale intră în e-Factura?
Rămân exceptate bonurile emise conform OUG nr. 28/1999, cu CUI-ul beneficiarului înscris. Facturile simplificate propriu-zise urmează regula generală și se transmit.
Ce fac dacă primesc o factură pe email de la un furnizor român?
Cea mai sigură soluție e să soliciți furnizorului transmiterea prin RO e-Factura înainte de înregistrare. Înregistrarea unei facturi B2B primite pe alt canal atrage aceeași amendă de 15% din valoare, aplicabilă și destinatarului.
Livrările intracomunitare intră în sistem?
Rămân exceptate livrările pentru care beneficiarul comunică un cod de TVA valabil în alt stat membru.
Cine te poate ajuta cu conformarea
Pentru firmele din Iași, conformarea la e-Factura 2026 ține mai puțin de legislație și mai mult de proces intern: cine emite, cine transmite, cine verifică starea facturii și cine gestionează corect facturile primite. Despre cheltuielile deductibile pe care le poți trece legal pe firmă am scris separat, util pentru firmele care vor și documentația justificativă corectă, nu doar transmiterea la timp. Iar despre când și de ce ai nevoie de consultanță fiscală găsești detalii într-un articol dedicat.
ContaExpertis, firmă de contabilitate și expertiză contabilă cu sediul pe strada Șipotel din Iași, a publicat pe blog ghidul complet despre e-Factura 2026, cu toate cele 7 obligații detaliate, exemple de calcul și lista completă a greșelilor frecvente. Prin serviciile de contabilitate, echipa preia integral raportările către ANAF și construiește procedura internă care previne amenzile, în loc să le constate după ce apar.
Contact
📍 Str. Șipotel, Nr. 7, Iași, județul Iași
📞 0758 796 945
📧 contact@contaexpertis.ro
🌐 contaexpertis.ro
Urmăriți-ne și pe rețelele de socializare: Facebook · Instagram · LinkedIn · Pinterest
Articol informativ, actualizat în septembrie 2026. Legislația fiscală se schimbă des; pentru situația firmei tale, întreabă un expert contabil.
