Mai jos ai un ghid „pe românește”, cu pași practici, plus când e suficient CEI și când e mai sigur să folosești semnătură calificată (QES).
1) Ce îți oferă CEI pentru semnare (și ce înseamnă asta pentru ONG)
CEI vine cu:
-
PIN de autentificare (4 cifre) – pentru acces / autentificare în sisteme informatice.
-
PIN de semnare (6 cifre) – folosit atunci când semnezi efectiv documente.
-
certificat pentru semnătură electronică avansată, oferit gratuit, stocat pe CEI.
-
CAN (6 cifre) (inscripționat pe card) – folosit ca măsură de securitate la citire/NFC/cititor.
Important pentru tine, ca președinte: certificatul e emis pe numele tău (persoană fizică), dar tu semnezi în calitate de reprezentant legal. Contractul va arăta clar „Asociația X, reprezentată prin Președinte …”.
2) Valoare juridică: CEI vs semnătură calificată (QES)
Semnătura electronică avansată din CEI
MAI precizează explicit că documentele semnate cu certificatul pentru semnătură electronică avansată emis de MAI au aceeași valoare ca documentele semnate olograf.
Asta înseamnă, practic, că pentru foarte multe contracte uzuale de ONG (sponsorizări, colaborări, prestări, parteneriate) vei putea semna digital și vei scăpa de tipărire + scanare.
Semnătura electronică calificată (QES)
În legislația UE (eIDAS), semnătura electronică calificată are efect juridic echivalent semnăturii olografe.
În România, Legea 214/2024 confirmă în mod clar efectele semnăturii calificate și stabilește cadrul pentru efecte juridice în funcție de tipul semnăturii.
Când alegi QES (recomandare practică):
-
când partenerul îți cere explicit „semnătură calificată”;
-
când ai contracte cu cerințe stricte (platforme/instituții) sau parteneri externi UE;
-
când vrei „standardul cel mai greu de contestat” fără discuții.
3) Ce ai nevoie ca să semnezi efectiv (setup minim)
MAI menționează că aplicația dedicată CEI se instalează doar pe PC/laptop și că pentru utilizare ai nevoie de cititor de carduri (integrat sau extern).
Checklist:
-
✅ CEI activată (ai ales PIN-urile la ridicare)
-
✅ cititor de carduri (USB sau integrat)
-
✅ aplicația dedicată CEI (middleware) de pe HUB-ul MAI
-
✅ un program care poate aplica semnătura pe PDF (în multe cazuri, semnarea se face din fluxul aplicației / integrat cu soluția de semnare)
4) Cum semnezi un contract de ONG în 5 pași
-
Primești contractul (de regulă PDF).
-
Verifici datele-cheie: părți, CUI ONG, reprezentant legal, obiect, durată, valoare, clauze de încetare.
-
Introduci CEI în cititor și deschizi aplicația dedicată CEI.
-
Semnezi folosind certificatul de pe CEI și PIN-ul de semnare (6 cifre).
-
Trimiți documentul semnat către cealaltă parte (ideal: pe e-mail, cu mesaj scurt + solicitare de confirmare).
5) Clauza „anti-discutii” pe care merită să o ai în contract
Ca să eviți situația „nu acceptăm semnătură electronică”, include (sau cere să fie inclusă) o formulare simplă:
„Părțile acceptă semnarea prezentului contract prin semnătură electronică. Documentul semnat electronic produce efecte juridice conform legislației aplicabile (Legea nr. 214/2024 și Regulamentul (UE) nr. 910/2014 – eIDAS).”
Nu trebuie să fie lungă. Trebuie doar să fie clară.
6) Atenție la PIN-uri și blocare
Pe CEI ai două PIN-uri (4 cifre și 6 cifre).
Dacă le introduci greșit de prea multe ori, funcțiile se pot dezactiva, iar reactivarea se face conform procedurilor MAI (vezi informațiile oficiale ale aplicației/middleware).
Recomandare: păstrează PIN-urile în minte (nu pe card, nu în același portofel) și folosește o metodă de memorare (asocieri) – exact cum recomandă și platforma oficială CEI.
7) Pot semna de pe telefon?
În acest moment, MAI indică utilizarea aplicației dedicate pe PC/laptop și menționează că se lucrează la o soluție de „dematerializare” (document digital în smartphone), cu termen de proiect până în mai 2026.
Cu alte cuvinte: pentru semnarea contractelor azi, planifică fluxul pe laptop/PC.
8) Mini-FAQ pentru președinți de ONG
Semnez ca persoană fizică sau ca ONG?
Semnătura e a ta (persoană fizică), dar o aplici în calitate de reprezentant legal. În contract trebuie să apară clar funcția ta și dreptul de reprezentare.
Când e obligatoriu QES?
Depinde de cerințele partenerului / procedurii. În general, QES e „cea mai universal acceptată” și are efect echivalent semnăturii olografe în eIDAS.
Ce fac dacă partenerul refuză semnarea electronică?
Trimite clauza de acceptare + citează cadrul legal; dacă tot refuză, ai două variante: semnare clasică sau QES (dacă refuzul era din necunoaștere, de multe ori QES deblochează discuția).
9) Checklist final pentru fluxul tău „fără hârtii”
-
ai CEI activată + PIN-uri stabilite (4 cifre / 6 cifre)
-
ai cititor de carduri și aplicația dedicată CEI pe laptop
-
ai un model de clauză pentru semnare electronică în toate contractele
-
semnezi, trimiți, ceri confirmare + arhivezi (folder „Contracte semnate electronic”)
