O expertiză financiară contabilă este una dintre cele mai utile metode prin care pot fi identificate problemele reale din activitatea unei firme. De cele mai multe ori, administratorii sau asociații observă că există neconcordanțe, lipsuri de bani, documente care nu se mai găsesc sau diferențe între ceea ce apare în contabilitate și ceea ce există în realitate. În acel moment, o expertiză financiară poate clarifica situația și poate arăta exact unde au apărut greșelile. Contactează ContaExpertis pentru mai multe detalii.
Foarte multe firme cred că dacă au un contabil și depun declarațiile la timp, totul este în regulă. În practică însă, o expertiză financiară descoperă frecvent probleme serioase care au rămas neobservate luni sau chiar ani. Unele greșeli sunt făcute din neatenție, altele apar din lipsa unei evidențe clare, iar uneori există chiar intenția de a ascunde anumite operațiuni.
O expertiză financiară poate fi solicitată în mai multe situații:
- atunci când există un conflict între asociați
- înainte de un proces
- după un control fiscal
- atunci când lipsesc bani sau documente
- atunci când există suspiciuni privind activitatea administratorului
- pentru verificarea corectitudinii contabilității
În multe cazuri, o expertiză financiară scoate la iveală greșeli care afectează direct profitul firmei, taxele datorate și chiar relația dintre asociați.
1. Lipsa documentelor justificative
Una dintre cele mai frecvente probleme descoperite într-o expertiză financiară este lipsa documentelor justificative. Foarte multe firme au înregistrate în contabilitate cheltuieli sau venituri pentru care nu mai există documentele care să le susțină.
De exemplu, pot exista:
- facturi fără contract
- plăți fără chitanță sau extras bancar
- cheltuieli fără bon fiscal
- servicii fără proces verbal sau raport de activitate
În cadrul unei expertize financiare, expertul verifică dacă fiecare operațiune înregistrată în contabilitate are la bază un document.
De multe ori apar situații precum:
- firma a plătit o sumă mare unui furnizor, dar nu există factura
- există o factură, dar nu există dovada că serviciul a fost prestat
- în contabilitate apare o cheltuială, însă nu există niciun document justificativ
Această greșeală poate avea consecințe importante. Dacă nu există documente, cheltuiala poate fi considerată nedeductibilă și firma poate ajunge să plătească taxe suplimentare.
În plus, într-o expertiză financiară, lipsa documentelor ridică întotdeauna suspiciuni și poate face dificilă demonstrarea situației reale.
În practică, această problemă apare foarte des în firmele care nu arhivează documentele în mod corect sau care lucrează fără proceduri clare. Uneori documentele sunt pierdute atunci când se schimbă contabilul, alteori sunt păstrate doar în format fizic și se deteriorează sau dispar. Există și situații în care administratorul consideră că este suficient să existe doar factura, fără contract, fără dovada plății sau fără documente care să arate că serviciul a fost prestat în realitate.
O expertiză financiară urmărește întotdeauna legătura dintre documente. Dacă există o factură pentru un serviciu de consultanță, expertul va verifica dacă există și contractul, corespondența dintre părți, dovada plății și eventual un raport de activitate. Dacă lipsesc toate aceste elemente, există riscul ca operațiunea să fie considerată fictivă sau nejustificată.
În cazul unui control fiscal sau al unui litigiu între asociați, lipsa documentelor poate deveni o problemă foarte serioasă, deoarece firma nu mai poate demonstra cum au fost folosiți banii sau de ce a înregistrat anumite cheltuieli.
2. Cheltuieli personale plătite din contul firmei
O altă problemă foarte frecventă descoperită într-o expertiză financiară este folosirea banilor firmei pentru cheltuieli personale.
Foarte mulți administratori folosesc cardul firmei pentru:
- cumpărături personale
- vacanțe
- restaurante
- haine
- combustibil pentru mașina personală
- produse care nu au legătură cu activitatea firmei
La început, aceste sume pot părea mici, însă în timp ele se adună și pot ajunge la valori foarte mari.
În cadrul unei expertize financiare, expertul compară extrasele bancare și documentele justificative și poate observa rapid dacă există cheltuieli care nu au legătură cu activitatea firmei.
De exemplu, dacă într-o firmă de consultanță apar frecvent plăți către magazine de haine, restaurante sau vacanțe, expertiza financiară poate concluziona că respectivele cheltuieli sunt personale.
Aceste sume:
- nu sunt deductibile
- pot fi considerate prejudiciu
- pot genera obligații fiscale suplimentare
În conflictele dintre asociați, aceasta este una dintre cele mai frecvente probleme descoperite.
În practică, această situație apare mai ales în firmele mici, în care administratorul este și asociat și consideră că poate folosi contul firmei ca pe un cont personal. De multe ori, cheltuielile sunt justificate prin ideea că firma are bani sau că respectivele sume vor fi acoperite ulterior. Problema este că, în lipsa unor documente clare și a unei legături directe cu activitatea firmei, aceste cheltuieli nu pot fi justificate contabil și fiscal.
O expertiză financiară poate arăta foarte clar cât de des au fost făcute astfel de plăți și care este valoarea lor totală. De exemplu, dacă în fiecare lună apar plăți către restaurante, hoteluri sau magazine care nu au legătură cu activitatea firmei, expertul poate calcula exact suma folosită în interes personal.
În multe cazuri, administratorul nici nu realizează cât de mare este această sumă până în momentul în care se face o expertiză financiară. Există firme în care, pe parcursul unui an sau doi, cheltuielile personale plătite din contul firmei ajung la zeci de mii de lei. Într-un conflict între asociați sau într-un control fiscal, aceste sume pot fi considerate prejudiciu și pot obliga administratorul să le restituie.
3. Diferențe între registrul de casă și banii existenți
În foarte multe firme există diferențe între ceea ce apare în registrul de casă și suma care există efectiv.
De exemplu, în contabilitate poate apărea că firma are în casierie 50.000 lei, însă în realitate nu există decât câteva sute de lei.
O expertiză financiară verifică întotdeauna:
- registrul de casă
- chitanțele
- dispozițiile de plată
- documentele justificative
Dacă există diferențe mari, expertul trebuie să stabilească:
- unde au dispărut banii
- cine i-a retras
- dacă există documente justificative
Foarte multe firme țin greșit registrul de casă sau înregistrează sume fictive doar pentru ca evidența contabilă să pară corectă.
În practică, o expertiză financiară descoperă frecvent situații în care:
- există retrageri de numerar fără justificare
- sumele au fost folosite în interes personal
- banii au fost retrași de administrator fără documente
Aceste diferențe pot reprezenta prejudicii importante pentru firmă.
4. Facturi emise, dar neînregistrate în contabilitate
O altă greșeală frecventă descoperită într-o expertiză financiară este existența unor facturi emise care nu au fost înregistrate în contabilitate.
Acest lucru poate apărea:
- din neatenție
- din lipsa unei evidențe clare
- pentru a reduce artificial veniturile firmei
În cadrul unei expertize financiare, expertul compară:
- facturile emise
- extrasele bancare
- registrele contabile
- declarațiile fiscale
Dacă există încasări care nu apar în contabilitate, expertiza financiară poate stabili exact ce venituri lipsesc.
Această situație este gravă deoarece:
- firma poate avea venituri mai mari decât cele declarate
- taxele și impozitele au fost calculate greșit
- pot apărea sancțiuni fiscale
În multe cazuri, o expertiză financiară descoperă că anumite venituri au fost încasate, dar nu au fost niciodată declarate.
5. Facturi fictive sau cheltuieli fără legătură cu activitatea
Există și situații în care firmele înregistrează facturi pentru servicii sau bunuri care nu au fost primite în realitate.
Aceste facturi pot fi folosite pentru:
- reducerea profitului
- diminuarea taxelor
- justificarea unor retrageri de bani
Într-o expertiză financiară, expertul verifică dacă există dovada că respectivele servicii au fost prestate.
De exemplu, dacă firma are o factură de 20.000 lei pentru consultanță, expertul va verifica:
- dacă există contract
- dacă există rapoarte de activitate
- dacă există corespondență
- dacă serviciul a fost prestat în realitate
Foarte des, o expertiză financiară descoperă că anumite facturi au fost înregistrate doar pentru a crea cheltuieli artificiale.
6. TVA calculat greșit
TVA-ul este una dintre zonele în care apar foarte multe erori. Din acest motiv, o expertiză financiară verifică întotdeauna modul în care a fost calculat și declarat TVA-ul.
Cele mai frecvente greșeli sunt:
- TVA dedus pentru cheltuieli care nu sunt deductibile
- TVA colectat calculat greșit
- facturi emise fără TVA, deși firma era plătitoare
- depășirea plafonului fără înregistrarea în scopuri de TVA
De exemplu, o firmă poate depăși plafonul legal și să nu devină plătitoare de TVA la timp. În această situație, o expertiză financiară poate calcula exact ce sumă trebuia plătită și ce diferențe există.
În alte cazuri, firmele deduc TVA pentru:
- cheltuieli personale
- bonuri fără legătură cu activitatea
- facturi care nu sunt corecte
Aceste greșeli pot genera obligații suplimentare foarte mari.
7. Erori privind salariile și contribuțiile
O expertiză financiară descoperă frecvent și probleme legate de salarii.
Cele mai întâlnite situații sunt:
- salarii plătite fără documente
- contribuții calculate greșit
- angajați care nu apar în statele de plată
- diferențe între salariile declarate și cele plătite în realitate
În anumite firme, există situații în care o parte din salariu este plătită oficial, iar restul este oferit fără documente.
O expertiză financiară poate identifica aceste diferențe prin compararea:
- statelor de plată
- extraselor bancare
- contractelor de muncă
- declarațiilor depuse
Aceste probleme pot duce la sancțiuni și obligații suplimentare privind contribuțiile sociale.
8. Lipsa concordanței dintre contabilitate și extrasele bancare
Foarte multe firme au în contabilitate anumite sume care nu corespund cu ceea ce apare în bancă.
În cadrul unei expertize financiare, expertul verifică dacă toate operațiunile din extrasele bancare au fost înregistrate corect.
Cele mai frecvente probleme sunt:
- încasări care nu apar în contabilitate
- plăți care nu au fost înregistrate
- diferențe între soldul contabil și soldul din bancă
Dacă există astfel de neconcordanțe, expertiza financiară trebuie să stabilească:
- care este suma reală
- ce operațiuni lipsesc
- dacă există documente justificative
Această problemă apare mai ales în firmele care nu verifică periodic extrasele bancare.
9. Contracte lipsă sau incomplete
Foarte multe firme lucrează doar pe baza unor înțelegeri verbale. În practică, aceasta este una dintre cele mai mari greșeli descoperite într-o expertiză financiară.
Dacă nu există contracte, este foarte greu să fie demonstrat:
- ce servicii trebuiau prestate
- care era valoarea lor
- în ce termen trebuia făcută plata
O expertiză financiară scoate frecvent la iveală situații în care:
- există facturi, dar nu există contract
- există contract, dar nu este semnat
- lipsesc anexele sau actele adiționale
În cazul unui litigiu, lipsa contractului poate face foarte dificilă demonstrarea situației reale.
10. Lipsa arhivării și a organizării documentelor
Ultima greșeală foarte frecventă descoperită într-o expertiză financiară este lipsa unei arhivări corecte.
Foarte multe firme nu păstrează documentele într-un mod organizat. Unele acte lipsesc, altele sunt incomplete sau sunt păstrate în locuri diferite.
Această problemă face foarte dificilă analiza și poate duce la concluzii nefavorabile.
Este recomandat ca toate documentele să fie organizate pe categorii:
- contracte
- facturi
- extrase bancare
- documente de casă
- declarații fiscale
În lipsa unei arhivări corecte, o expertiză financiară poate dura mai mult și poate fi mai dificil de realizat.
Cum pot fi evitate aceste greșeli
Cele mai multe dintre problemele descoperite într-o expertiză financiară pot fi evitate dacă firma are o evidență clară și dacă documentele sunt păstrate corect.
Pentru a reduce riscurile, este recomandat:
- să existe documente pentru fiecare operațiune
- să fie separate cheltuielile firmei de cele personale
- să fie verificate periodic extrasele bancare și registrul de casă
- să existe contracte pentru toate colaborările
- să fie urmărit TVA-ul și obligațiile fiscale
- să existe o arhivare clară a documentelor
De asemenea, este util ca firma să facă periodic o verificare internă sau chiar o expertiză financiară preventivă. În acest fel, problemele pot fi descoperite înainte să apară conflicte, controale sau litigii.
O expertiză financiară contabilă poate scoate la iveală foarte multe probleme care nu sunt vizibile la prima vedere. Lipsa documentelor, cheltuielile personale, diferențele din casierie, facturile neînregistrate sau erorile de TVA sunt doar câteva dintre cele mai frecvente greșeli.
În multe cazuri, o expertiză financiară nu doar că identifică problemele, ci oferă și o imagine clară asupra modului în care funcționează firma.
Cu cât aceste greșeli sunt descoperite mai devreme, cu atât există mai multe șanse ca ele să fie corectate fără consecințe grave. Din acest motiv, o expertiză financiară este un instrument util nu doar atunci când există un conflict, ci și pentru prevenirea problemelor și pentru organizarea corectă a activității unei firme.
Contactează ContaExpertis:
Iași
0766 490 019
contact@contaexpertis.ro
https://www.facebook.com/contaexpertis
https://www.linkedin.com/company/contaexpertis/?originalSubdomain=ro
Pentru a reveni pe prima pagină.
